고용주 필수 지식 안내 – 고용신고편
이제 막 기업을 운영하거나 규모가 작은 기업을 운영하는 고용주라면, 종종 정부에 보고하는 업무와 규제 요구를 이행하는 일이 귀찮고 번거로운 것처럼 느껴질 수 있습니다. 특히 고용과 관련된 IR56 양식은 종종 회계 및 보고절차를 거쳐야 하기 때문에 더욱 그렇습니다. 하지만 이러한 양식은 단순히 법적 의무를 준수하는 것 이상의 중요성이 있습니다. 고용주로서 이러한 양식을 왜 이행해야 하는지, 어떻게 이행해야 하는지, 그리고 그것이 어떤 이점을 가져다 주는지 살펴보겠습니다.
예시 사례 시나리오
소규모 스타트업 기업 “ABC Tech”는 최근에 빠르게 성장하고 있는 기업으로, 새로운 인력을 채용하여 기업의 발전을 위한 역량을 강화하고자 했습니다. 월급과 MPF는 정확한 날짜에 지급했지만, 인력 관리 및 급여 처리를 위한 체계적인 시스템을 구축하지 않아 지급내역 기록 관리가 제대로 되지 않았고, 지급받은 금액 내역에 혼란이 생겨 직원들의 오해와 불만이 높아졌습니다.
이러한 문제로 인해 “ABC Tech”는 법적 문제에 직면하게 되었습니다. 직원들이 고용 미신고 사항과 정확하지 못한 급여 체계에 불만을 표명하고, 회사를 퇴사하는 비율이 높아지게 되었습니다. 그리고 고용신고를 제대로 이행하지 않았다는 이유로 회사에 벌금이 부과되었습니다. 이로 인해 회사는 인사 관리 체계의 붕괴와 함께 퇴사 직원들로 인한 소송을 감당해야 했고, 대외적 평판에도 막대한 손실을 입게 되었습니다.
Why? 왜 고용 관련 신고가 중요한가?
먼저, 왜 IR56 양식과 같은 서류 신고를 이행해야 하는지 이해하는 것이 중요합니다.
- 법적 준수: 고용주는 신규 직원이 채용되었을 경우, 퇴사했을 경우, 그리고 고용중에 홍콩 세무국에 신고할 의무가 있습니다. 법규 위반으로 인한 벌금 및 제제를 예방하고 회사의 평판을 보호하는 데 중요한 부분이 됩니다.
- 정보의 투명성: 직원과 회사 간의 정보 투명성이 증가합니다. 직원들은 급여와 휴가 등의 정보를 정확하게 파악할 수 있으며, 이는 직원과 회사의 향후 불필요한 법적 갈등을 예방할 수 있습니다.
- 효율적 조직관리: 신고 서류들을 이행함으로써 회사는 채용부터 퇴사까지 고용 생애 주기를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
How? 어떻게 진행해야 하는가?
왜 신고서를 준수해야 하며, 이행하지 못했을 경우 위의 예 사례처럼 피해를 볼 수 있다는 사실을 알게 되었습니다. 그렇다면 기업이 위와 같은 문제를 피하기 위해서 고용관련 신고서류인 IR56양식을 어떻게 작성하고 제출해야 하는지 살펴보겠습니다.
정보 취합
각 양식에 필요한 정보를 취합해야합니다. 기업의 규모에 따라 회계팀 또는 인사팀과 협력해야 할 수도 있고, 아직 직원의 기본정보나 월급 및 지급내역이 정리되어 있지 않은 상태라면 정보를 취합하는데 꽤 오랜 기간이 소요될 수 있어 주의가 필요합니다.
일반적으로 필요한 정보는 다음과 같습니다.
- 각 직원의 HKID
- 각 직원의 고용계약서
- 각 직원의 비자사본 (홍콩영주권자/시민권자가 아닐시에만 해당)
- 각 직원의 거주주소
- 각 직원의 결혼 여부 및 기혼자일 시 배우자 홍콩ID번호와 영문 성함
- 매년 4월부터 익년 3월까지의 월급 및 MPF 산정 내역
- 숙소제공 시 숙소정보
(필요한 자료 중 사본은 정확한 정보 확인을 위해 취합을 권고하는 항목. 신고서와 함께 제출 불필요.)
What and when? 무엇을 언제 해야 하는가?
정보를 취합한 후, 고용 생애 주기에 따라 무엇을 언제 신고하면 되는지 알아보겠습니다.
1. 고용 및 입사 (IR56E 양식)
새로운 직원을 고용할 때 고용시작일로부터 90일내에 IR56E를 작성하여 제출합니다. 고용신고양식에는 회사와 직원의 기본정보와 고용조건이 포함됩니다. 직원의 연봉이 홍콩의 소득세 기본공제액보다 높을 것으로 예상되거나 기혼자일 경우 신고대상자입니다. 일반적으로 오해하고 있는 고용계약서 작성여부나 고용형태 (파트타임 또는 풀타임), 고용기간 (90일 이하)는 신고대상자를 선별하는데 고려되는 사항은 아닙니다. 신고대상자를 추리는것은 꽤 까다로울 수 있어, 충분한 경험이 없다면 전문가에게 의뢰하는것이 불필요한 시간 낭비와 시행착오를 줄일 수 있는 방법일 수 있습니다.
신고 서류 예시: IR56E
2. 매년 4월 (IR56A&B 양식)
매년 3월 말, 근무중인 직원들의 지난연도 4월부터 3월까지의 정보를 취합하여 4월중 IR56A&B를 작성하여 제출합니다. 회사와 직원의 기본정보 외에 실제로 지급된 월급, 상여금, 제공된 숙소정보 등 1년간의 기록을 취합하여 작성해야합니다.
3. 퇴사 (IR56F 또는 IR56G)
직원의 퇴사 예정일 한달 전까지, 해당 직원이 홍콩에 잔류한다면 IR56F를, 홍콩을 떠날 것으로 예상되는 경우 IR56G를 작성하여 제출해야 합니다. 퇴사신고서 양식에는 4월부터 퇴사날까지의 정보가 기입되어야합니다.
특히 홍콩을 떠날 것으로 예상되는 직원은, 해당 직원이 작성된 IR56G 양식을 가지고 세무국에 직접 방문하여 세무완납증명서를 수령하고 회사에 제출한 뒤 마지막 월급을 지급해야 합니다.
한국 기업들은 워킹비자나 워킹홀리데이비자 소지자를 고용하는 경우가 많은데, 영주권이나 시민권자가 만료일이 있는 비자를 소지한 직원의 경우, 만료일이 충분히 남아있더라도 홍콩을 떠날 것으로 예상되는 퇴사자로 간주 될 가능성이 높으므로 조금 더 세심한 처리가 요구됩니다.
마치며..
IR56양식을 통해 진행해야하는 고용관련 신고절차는 자칫 너무 간단해 보이고 불필요한 과정으로 여겨질 수 있지만, 사업을 진행함에 있어서 필수적인 요소이며, 잊거나 무시할 경우 회사에 치명적인 문제를 야기할 수 있습니다. 따라서 이러한 신고의무를 이행하는 것은 회사의 기반을 다지고 장기적인 성공을 위해 중요합니다.
올리브 앤 바인 (Olive & Vine)은 고용신고를 포함한 다양한 인사관리와 서비스를 제공해드리고 있습니다. 해당 내용 또는 그 외 홍콩의 법인 관리에 대해 궁금한 사항이 있으시면 contact@oliveandvinehk.com 또는 홈페이지의 고객지원란을 통해 연락 주시기 바랍니다.
자주 묻는 질문 (Q&A)
IR56E: 신규 고용 시작일로부터 3개월 이내
IR56F: 퇴사예정일 한달 전
IR56G: 퇴사예정일 한달 전 또는 출국 예정일 한달 전 중 더 빠른 시일
IR56A&B: 매년 4월 말
각 신고기한이 지났을 경우 가능한 한 빠른 시일내에 신고를 진행해야 합니다. 이미 신고 기한이 지났을 때 면제해주는 조항은 없습니다.
법규상 고용신고에 대해 파트타임 직원에게 구분하여 적용할 수 있는 조항은 없습니다. 그러므로 신고 조건에 부합할 시 동일하게 신고해야 합니다.
통상 현업에서는 신고를 진행하지 않습니다만, 법적 요구조건에 부합한다면 신고가 필요합니다. 신고대상자 여부를 확인하시고 신고대상자일 경우 동일하게 신고를, 신고대상자가 아니라고 판단될 시 근거자료를 구비해두시는 것을 권고 드립니다.
대상자이나 신고가 누락된 경우 중 신고를 면제해주는 조항은 없습니다. 그러므로 원칙적으로는 이미 퇴사하여 홍콩을 떠난 직원이더라도 신고를 한적이 없다면 가능한 빠른 시일내에 신고하여야 합니다. 기관의 재량에 따라 벌금이 발생할 수도 있습니다.
대상자이나 신고가 누락된 경우 중 신고를 면제해주는 조항은 없습니다. 추가인원 신고를 가능한 빠르게 진행하시는 것을 권고드립니다. 기관의 재량에 따라 벌금이 발생할 수도 있습니다.
IR56G는 퇴사자가 홍콩을 떠날 것으로 예상되는 경우이기 때문에, IR56F와 다소 다른 부분이 있습니다. 고용주는 퇴사예정자가 출국할 것이 예상되는 경우 마지막 달 월급을 세무정산이 완료될때까지 지급하지 말아야 할 의무가 있습니다. 마지막 달 월급을 정산하기 전 퇴사예정자는 출국일 한달 전 또는 그 이전 아래 문서를 가지고 세무국에 방문하여 세무완납증명절차 (Tax Clearance)를 진행해야합니다.
- 작성 된 IR56G 양식 사본
- 고용해지서
- 지급예정액 내용 (마지막 달 월급, 보너스 등)
일반적으로 위 문서를 가지고 세무국에 방문하여 접수하면, 당일 해당연도의 세액고지서가 발급되고, 고지서의 금액을 정산하면 세무완납증명서가 이슈됩니다. 세무완납증명서를 회사에 제출하면, 회사는 최종 월급 및 보너스, 휴가수당 등을 정산하여 지급합니다.
위 자료는 일반적인 내용을 다루고 있으며 어떤 기업이나 개인의 특정 문제에 대한 해답을 제공하는 것은 아닙니다. 또한 영문을 이해를 돕기 위해 한국어로 번역한 부분이 있어 정확한 법률용어와는 차이가 있을 수 있습니다. 올리브앤바인은 정보의 정확성이나 완결성, 유용성에 대한 어떠한 법적 책임이나 보증을 하지 않습니다. 위 자료는 법률 또는 컨설팅 자문을 대체할 수 없으므로 필요시 전문가와 상담하여 주시기 바랍니다.